Lagerbestand stimmt nie mit der Excel-Liste? Samstag, 7:50 Uhr

2026-10-13

Samstag, 7:50 Uhr. Der Wochenmarkt riecht nach nassem Pflaster und frischem Brot. Du klappst die Tische auf, hängst die Schilder auf und stellst die Kisten in Reihen.

Jana, so nennen wir sie hier, verkauft handgemachte Seifen und Teemischungen. Sie steht an ihrem Stand und zieht die Kiste mit der Lavendelseife nach vorn. Sie ist leer.

In ihrem Kopf läuft das Bild der Excel-Liste ab. Lavendel: 14. Das stand da gestern Abend noch. Sie hat es selbst eingetragen, auf dem Sofa, mit müden Augen.

Die Zahl, der du nicht mehr glaubst

Die erste Kundin kommt um 8:05 Uhr. Sie lächelt und sagt: „Ich nehme drei von der Lavendelseife, die waren letztes Mal so schön.“

Jana lächelt zurück. „Da muss ich kurz nachschauen“, sagt sie. Dabei weiß sie es längst. Sie schaut trotzdem in die Kiste, dann unter den Tisch, dann in die Tasche im Auto.

Die Seife liegt nicht dort. Vielleicht ist sie beim Online-Shop-Versand hängen geblieben. Vielleicht hat sie am Donnerstag zwei Päckchen gepackt und vergessen, sie abzuziehen. Vielleicht hat sie auch einfach zu hoch gezählt.

„Tut mir leid, die ist gerade aus“, sagt sie. Es klingt ruhiger, als es sich anfühlt.

Die Kundin nickt freundlich und geht weiter zum Nachbarstand. Es ist nichts passiert. Und trotzdem sitzt jetzt ein kleiner Stein im Magen.

Was dieser kleine Stein kostet

Es ist nicht die eine Seife. Es ist das Gefühl dahinter.

Du hast eine Liste, die du pflegst. Du hast dir Mühe gegeben. Und trotzdem stimmt sie nie ganz. Mal fehlt ein Marktverkauf, mal ein Päckchen, mal ein Muster, das du verschenkt hast. Am Ende traust du der Liste nicht mehr und zählst lieber noch einmal selbst.

Das Nachzählen frisst Zeit. Es passiert am Sonntagnachmittag, wenn eigentlich frei wäre. Es passiert mit dem Handy in der einen Hand und einer Teebox in der anderen.

Und es kostet leise Geld. Du bestellst zu spät nach, weil du nicht sicher bist. Oder du bestellst zu viel, weil du Angst hast, wieder vor einer leeren Kiste zu stehen. Dann liegen Kartons im Flur, und das Geld steckt im Regal.

Worüber kaum jemand spricht: Es fühlt sich ein bisschen unprofessionell an. Als müsstest du doch längst wissen, was du hast. Als wären „richtige“ Läden da weiter.

Der Moment um kurz nach elf

Der Markt wird voller. Jana verkauft Tee, wickelt Seife in Papier und plaudert mit der Stammkundin, die jede Woche Pfefferminz holt.

Irgendwann, zwischen zwei Kunden, sieht sie die leere Kiste wieder an. Plötzlich denkt sie etwas anderes als sonst.

Es liegt nicht an mir.

Sie ist nicht schlampig. Sie hat nur ein Lager, das sich jeden Tag an fünf Stellen bewegt: am Marktstand, im Online-Shop, im Auto und im Regal zu Hause. Dazu kommt eine Liste, die nur dann stimmt, wenn sie alles sofort und richtig einträgt. Das schafft niemand zwischen Kisten, Kunden und Kleingeld.

Das Problem ist nicht ihr Fleiß. Es ist, dass die Liste nicht dafür gebaut ist, ihr zu sagen, was wirklich zu tun ist.

Darauf kommt es an. Eine Liste, die nur Zahlen sammelt, ist ein Notizbuch. Was Jana sich wünscht, ist etwas, das ihr sagt: Das hier wird knapp. Das hier solltest du bald nachbestellen. Und der Rest ist in Ordnung.

Sie braucht kein großes System, nur eine ruhige Übersicht, der sie glauben kann.

Wie ein Samstag sich anfühlen kann

Stell dir denselben Markttag noch einmal vor.

Der Wecker klingelt um 6:15 Uhr. Du lädst das Auto, ohne vorher noch einmal alles zu zählen. Du weißt, was drin ist, weil du es am Abend zuvor in zwei Minuten abgeglichen hast.

Die Kundin kommt um 8:05 Uhr und will drei Lavendelseifen. Du sagst: „Klar, sehr gern“, und packst sie ein. Nichts muss gesucht werden.

Am Montag liegt die Nachbestellung schon bereit, weil du dienstags nicht mehr rätseln musst, was knapp wird. Die Rohstoffe kommen rechtzeitig. Die Kartons im Flur werden nicht mehr, weil du nicht aus Angst auf Vorrat kaufst.

Am Sonntag räumst du keine Zahlen mehr hin und her. Du gehst spazieren. Der Kopf ist leiser, weil er nicht ständig eine zweite Inventur im Hintergrund laufen lässt.

Das ist kein großer Umbruch. Es ist die Erleichterung, dass die Zahl auf dem Bildschirm und die Kiste vor dir wieder dasselbe erzählen.

Und wenn dein Lager gar nicht aus Seife besteht?

Dann ist es vielleicht Kaffee oder Kerzen. Vielleicht sind es Druckpapiere, Ersatzteile, Etiketten, Garn oder Verpackungsmaterial. Das Muster bleibt gleich: Die Liste hinkt der Wirklichkeit ein paar Tage hinterher, und du steuerst deshalb nach Gefühl.

Das ist keine Schwäche. Es ist nur ein Zeichen, dass dein Geschäft gewachsen ist, seit du die erste Liste angelegt hast.

Du musst nicht sofort alles umbauen. Aber du darfst dir wünschen, dass es leichter wird.

Ein ruhiger nächster Schritt

Wenn du dich in Janas Samstagmorgen wiedererkannt hast, gibt es von uns eine Excel-Vorlage dafür: Never Sold Out by Surprise – Inventory & Reorder Tracker. Sie zeigt dir automatisch, wann etwas knapp wird, was dein Lager wert ist und wo du gerade stehst. Dazu gibt es eine Beispieldatei, eine leere Vorlage und eine PDF-Anleitung, ohne Abo. Das Produkt selbst ist auf Englisch.

Wie bei allen unseren Vorlagen gilt die 30-Tage-Geld-zurück-Zusage: Wenn sie dir nicht hilft, bekommst du dein Geld zurück, ohne Fragen.

Hier kannst du dir den Inventory & Reorder Tracker ansehen

Und wenn nicht jetzt: Beim nächsten Mal, wenn du vor einer leeren Kiste stehst, denk an den Satz von oben. Es liegt nicht an dir.

Eine beispielhafte Geschichte, geschrieben mit KI-Unterstützung.